KURUMSAL İLETİŞİM STRATEJİLERİ |
AMAÇ: Hastanemizde kurumsal iletişim faaliyetlerinin kurum amaç ve hedefleri doğrultusunda etkin şekilde yürütülmesinin sağlanmasıdır.
TANIM: Kurumsal İletişim; kurum amaç ve hedeflerine ulaşması, işleyişini sağlaması için gereken üretim ve yönetim süreci içinde, bir yandan kurumu oluşturan bölüm ve öğeler arasında eşgüdümü, bilgi akışını, motivasyonu, bütünleşmeyi, değerlendirmeyi, eğitimi, karar almayı ve denetimi diğer yandan ise dış hedef kitleyle etkileşimi sağlayarak kurumun itibarını yönetmek adına belli kurallar içinde gerçekleşen iletişim sürecidir.
HEDEF KİTLE : Sağlık tesisimizde kurumsal iletişimde hedef kitle olarak;
Ø Kurumda çalışanlar
Ø Hasta/hasta yakınları,
Ø Dış tedarikçiler
Ø Kamu kurum ve kuruluşları
Ø Özel kurum ve kuruluşlar belirlenmiştir.
KURUM İÇİ HEDEF KİTLEYE YÖNELİK İLETİŞİM KURALLARI
1. Merkezimizi oluşturan bölüm ve öğeler arasında bilgi ve karar akışı;
Hastane organizasyon yapısında da belirtildiği üzere her bir bölüm bir sorumlusu ve bu bölümlerin bağlı olduğu yöneticiler bulunmaktadır. Bölümler arası HBYS üzerinden veya SMS üzerinden bilgi akışı sağlanmaktadır. Kararlar ise bölüm sorumluları ve bağlı olduğu yöneticiler bilgisi dahilinde yapılmaktadır.
2. Değerlendirme ve denetim fonksiyonlarında bilgi ve karar akışı;
Sağlık tesisindeki değerlendirme bilgi ve karar akışı ise; Mevzuat çerçevesinde belirli periyotlarla yapılmaktadır.
ü Sağlıkta Kalite Standartları değerlendirmesi; sağlık tesisimizde yılda bir kez, Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü Sağlıkta Kalite ve Akreditasyon ve Çalışan Hakları Dairesi Başkanlığı tarafından yılda bir kez değerlendirilmektedir. Değerlendirme sonuçları Sağlıkta Kalite ve Akreditasyon ve Çalışan Hakları Dairesi Başkanlığı Web sayfasında sağlık tesislerine Web tabanı üzerinden bildirilmektedir.
ü Verimlilik Değerlendirilmesi ise; Kamu Hastaneleri Genel Müdürlüğü Verimlilik ve Kalite Uygulamaları Daire Başkanlığı tarafından yılda bir kez değerlendirilmektedir. Değerlendirme sonuçları İl Sağlık Müdürlüğü tarafından bildirilmektedir.
ü Merkezimiz de toplantılar (kurullar, komisyonlar vb.) mevzuatın ve ilgili prosedürlerin öngördüğü biçimde yapılır. Kurul komite ve ekipler için toplantı planı hazırlanarak duyurulur. Ayrıca rutin toplantılar için toplantı yapılmadan 2 gün önce duyurulur. Toplantılarda alınan ve merkezimizin tümünü ilgilendiren kararlar uygun iletişim araçları ile duyurulur.
ü Acil Durum Kodları: Merkezimizde fiziksel ve sözel saldırı, cinsel taciz için Beyaz kod 1111; Kardiyopulmoner Arrest (Kalp ve solunum durması) için Mavi Kod 2222; Yangın durumunda Kırmızı kod 4444 uygulamaları bulunmaktadır. Kurum sabit telefonlarından gerekli numara tuşlanınca kod sistemi aktif hale gelmektedir. Görevliler kod verilen alana ulaştıktan sonra aynı telefondan aynı numara tuşlanarak çağrı sonlandırılmalıdır. Her bir acil durum kodu için prosedür mevcut olup ayrıntılı bilgiler ilgili prosedürde bulunmaktadır.
3. Eğitim ve bilgilendirme faaliyetlerinde iletişim;
Sağlık tesisimiz eğitim planlarını ve plan dışı eğitimleri (sms, Web sayfasından,intranet yoluyla,vb) çalışanlara bilgilendirme yapılmaktadır.
4.Motivasyonun artırılması ve kurumsal kimliğin sahiplenilmesine yönelik faaliyetlerde iletişim;
İşin ve İş görenin Eşlenmesi: Çalışanının kişisel özelliklerini görevin gerekleri ile eşleyebildiği ölçüde çalışanların işi daha iyi yapması sağlanmaktadır. Sağlık tesisindeki tüm çalışanlar iş analizine göre ve kadro ünvanlarına göre çalıştırılmaktadır. Mümkün mertebe personel görev alanı dışında çalıştırılmamaktadır.
4.1.Görevin Netleştirilmesi: Görev tanımlarının yapılmış olmasıdır. Tüm çalışanların görev tanımları yapılmış olup dokümanları “Görev Tanımları Rehber”inde bulunmaktadır.
4.2.Olumlu Geribildirim Verilmesi: Çalışanlar iyi işler yaptıklarında, yöneticilerin bunu kendilerine bildirmeleri, Personele takdir cümlelerin söylenmesidir. Her ay değerlendirilen görüş öneri kutularından veya hasta deneyimi anketlerinden çalışanlar ile ilgili yapılan olumlu bildirimler, ilgili sağlık çalışanlarının sorumluları aracılığıyla teşekkür yazıları yazılarak yapılmaktadır.
4.3.Maddi Olmayan Ödül Sisteminin Kişiselleştirilmesi: Kişiye ait teşekkür, takdir, başarı belgelerinin verilmesi veya verdirilmesidir.
4.4.Engellerin Kaldırılması: Personelin işini yaparken rahat olmasının sağlanması (Güvenliğin sağlanması, Özel Yaşama Saygılı Olunması, Kararlara Katılma Olanakları Sağlanması, Adaletli ve Sürekli Bir Disiplin Sistemin oluşturulması vb)
Çalışanların rahat çalışması için güvenlik tedbirleri alınmaktadır(güvenlik personellerinin bulundurulması, beyaz kod sistemi, risk analiz ve önlemleri alınmaktadır.)
Özel yaşama saygılı olunması konusunda personeller desteklenmektedir. Düğün, Ölüm, inanç yapısı vb konularında yönetim çalışanların yanında ve sevinç ve üzüntüleri paylaşılmaktadır.
4.5. Manevi Destek Birimi: Talep eden hastane personeli, Hasta ve Hasta yakınlarına hizmet vermek amacıyla kurulmuştur. Dini referanslardan hareketle ,insanların üzüntülü, sıkıntılı, korkulu hallerinde, yanlızlık ve ümitsizlik duygularına kapıldıklarında ,ani değişimlerle gelen kriz durumlarında maruz kaldıkları yeni duruma uyum sağlama ve baş edebilme becerilerini geliştirmelerine yardımcı olmaktadır.
KURUM DIŞI HEDEF KİTLEYE YÖNELİK İLETİŞİM KURALLARI
1. Hasta/hasta yakını, dış tedarikçi, diğer kamu kurumları gibi dış paydaşların hizmetler hakkında bilgilendirilmesi;
a- İlanlar; Web sayfası ve basılı malzemelerle hasta /hasta yakınları, dış tedarikçi diğer kamu ve kuruluşlar ve dış paydaşların hizmetler hakkında bilgilendirilmeleri yapılmaktadır.
b-İnternet/Web sayfası; Kurumun vizyonu, misyonu, kurumun gerçekleştirdiği faaliyetler, basın bültenleri, haber mektupları, yıllık faaliyet raporları, kurumun kendisinin ya da hizmetlerinin çeşitli fotoğrafları, araştırma sonuçları, istatistikler, yöneticilerin konuşma metinleri, kurumsal sosyal sorumluluk projeleri gibi faaliyetlerle bilgilendirme yapılmaktadır.
c-Basılı malzemeler
Broşür, katalog, afiş ve tanıtım dosyaları: Bu araçlar kurumların kimliğini hedef kitlelerine en başarılı biçimde iletmesinde önemli pay sahibi olarak yer almaktadır. (Çeşitli hastalıklara yönelik broşürlerimiz bulunmaktadır.)
Dosya, antetli kağıt, zarf: Hastanemiz logosunun bulunduğu ve kurumumuza ait antetli kağıtlar resmi yazılarda kullanılmaktadır.
2. Merkez çalışanlarının hasta ve hasta yakınları ile iletişimi;
Kurumumuzda her bir birimde hasta ve yakınlarıyla iletişimde güler yüzlü, anlaşılır ve empati şeklinde iletişim kurulmaktadır. İletişimi bozan durum olduğunda hasta iletişim birimleri çözüm yolunu sağlamaktadır.
3.Hizmet alıcıların tanı ve tedavi sürecinde bilgilendirilmesi;
Hasta ve yakınlarının bilgilendirilmesi birimlere göre değişmektedir. Polikliniklerde muayene eden hekim tarafından birebir bilgilendirme yapılmaktadır.
Yaşanan Pandemi nedeniyle yoğun bakımlarımızda tedavi altına alınan Covid hastalarının yakınlarına ilgili yoğun bakım uzman doktoru tarafından her gün vizit bitiminde telefon ile ulaşılarak bilgilendirme yapılmaktadır.